NiceLabel Anwenderbericht | Zukunftssichere Etikettierlösung bei IAE

NiceLabel - Die Etikettensoftware der Zukunft

Hintergrund

IAE ist der führende britische Hersteller von Tiertransportausrüstung, Reitställen, Stahlzäunen und Unterständen. IAE wurde 1969 gegründet und ist unabhängiges, familiengeführtes Unternehmen. Es hat einen Jahresumsatz von über 50 Millionen GBP und beschäftigt mehr als 500 Mitarbeiter.

Selbst entworfene IT-Anwendungen behindern das Geschäftswachstum

In den letzten 20 Jahren hat sich IAE von einem kleinen Familienbetrieb zu einem rasch expandierenden Unternehmen mit internationaler Reichweite entwickelt. Nachdem das Firmengelände in der englischen Stadt Leek zu klein geworden war, leitete IAE eine Expansionsphase ein. Dies gipfelte in der Errichtung eines eigenen Standorts auf einem rund 15 Hektar großen Gelände in der Nähe von Stoke-on-Trent in Staffordshire, England. Im Zuge seines Wachstums stieß das Unternehmen bei seinen IT-Systemen schon bald an seine Grenzen.

„Wir waren daran gewöhnt, mit alten IT-Systemen zu arbeiten, und das seit vielen Jahren“, erinnert sich Jeremy Annable, Business Systems Manager bei IAE. „Die Mitarbeiter arbeiteten gerne mit Stift und Papier – sogar die Kollegen aus der technischen Abteilung. Einer unserer IT-Manager hatte eine Reihe maßgeschneiderter Anwendungen programmiert, um die Kosten niedrig zu halten, aber wir kamen an einen Punkt, an dem diese Anwendungen ein Hindernis für unsere geschäftlichen Fortschritte darstellten.“
Die damalige IT-Ausstattung hinderte IAE daran, Software zu nutzen, die Best Practices entsprach. „Aus Vertriebsperspektive betrachtet gab es sehr viele Fragen, die ich nicht beantworten konnte“, kommentiert Jeremy Annable. „Ich habe mir CRM-Systeme und Salesforce näher angesehen und mir wurde schnell klar, dass wir mit unserer derzeitigen IT-Ausstattung nicht sehr weit kommen würden.“ Bei unserem wichtigsten Geschäftssystem, Sage ERP, wurde das Ende der Lebensdauer der von IAE verwendeten Version angekündigt, wodurch viele unserer maßgeschneiderten Programme schlagartig veraltet wären. Und auf einmal stand das Unternehmen vor der Situation, nicht nur ein CRM-System, sondern eine komplette Systemüberholung zu benötigen. Dies erwies sich als ein Wendepunkt: IAE entschied sich, eine breit angelegte Digitalisierung der IT-Infrastruktur des Unternehmens durchzuführen – und dazu gehörte auch die Etikettierung.

Unflexible und kostspielige Etikettierungsprozesse

Beim vorherigen IAE-Etikettierungssystem entwarfen die Mitarbeiter Etiketten und schickten sie an die Softwarefirma, die das Lagerverwaltungssystem des Unternehmens bereitstellte. Die Softwarefirma codierte dann die Etikettenvorlage in das Lagerverwaltungssystem. Dieser manuelle Ansatz führte zu Hunderten von Etikettenvarianten. IAE musste seine Etiketten an das bestehende IT-Setup anpassen, anstatt sie den Markt- und Geschäftsanforderungen entsprechend zu gestalten.
Pawel Rudnik, IT-Techniker bei IAE, erläutert, welche Einschränkungen der vorherige Ansatz bei der Etikettierung mit sich brachte. „Wir haben versucht, Etiketten und Größen abzugleichen. Dies war jedoch kostspielig und zeitraubend, da wir bei der Umsetzung der Änderungen auf ein externes Unternehmen angewiesen waren. Es gab eine Menge Hin und Her. Und aufgrund der neuen Systeme, die eingeführt werden sollten, wollten wir eigentlich eine Reihe von Änderungen an unseren Etiketten vornehmen. Dies war jedoch aus Kostengründen mit unserem damaligen Etikettierungs-Setup nicht möglich.“

Die Dokumentation der Arbeitsaufträge muss unterstützt werden

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Notwendigkeit, die Art und Weise zu ändern, in der IAE die Dokumentation für Arbeitsaufträge erstellte. „Unser vorheriger IT-Manager hatte ein Programm geschrieben, mit dem die Dokumentation auf eine ganz bestimmte Art und Weise ausgedruckt werden kann,“ erklärt Pawel Rudnik. „Aber da es auf 32-Bit-Software basierte, war es überholt. Es war mit unserer CAD 3D-Design-Software nicht kompatibel, und das verursachte zahlreiche Probleme.“ Das Unternehmen begab sich deshalb auf die Suche nach einem Weg, die Aktualisierung der Dokumentation zu erleichtern und die Dokumentation zeitgleich mit den Etiketten zu erstellen.

Bedarf für einen Best-Practice-Ansatz bei der Etikettierung

IAE erkannte, dass ein Best-Practice-Ansatz für die Etikettierung erforderlich war. „Früher haben wir die Dinge auf eine Art und Weise gemachtn, die den Anwendern entgegenkam, ohne dass sie dabei die richtigen Schritte durchführen mussten“, erinnert sich Pawel Rudnik. „Als wir damit begannen, Best Practices zu untersuchen, mussten wir unsere Prozesse grundlegend ändern, wodurch alle bisherigen Systeme sofort redundant wurden. Unser Ziel war es, ein System zu finden, das uns die Flexibilität gibt, es an unsere Bedürfnisse anzupassen.“

Lösungen

IAE war auf der Suche nach einer Lösung, mit der es für die Anwender einfacher wird, die Dokumentation für Arbeitsaufträge samt zugehörigen Etiketten zu drucken, bevor ein neuer Arbeitsauftrag gestartet wird. Die Lösung sollte dem Anwender helfen, Materialien zu finden und auszuwählen, das Produkt zusammenzubauen und die entsprechenden Etiketten anzubringen. IAE arbeitete mit Cloud Printing Solutions Ltd., dem Partner von NiceLabel, zusammen, der ihnen auch das NiceLabel-Team und dessen Label Cloud-Lösung vorgestellt hatte.
Die Professional Services Group (PSG) von NiceLabel leistete bei der Integration des Projekts tatkräftig Unterstützung. Das PSG-Team verwendete das NiceLabel-Integrationssystem, um Integrationen mit dem ERP-System von IAE und AutoCAD zu konfigurieren. Für die schnelle Erstellung der Druckformen wurde anschließend der NiceLabel Application Builder eingesetzt.

NiceLabel verwaltet die Daten und den Druck von Dokumenten und Etiketten

IAE nutzt die Label Cloud, um Titelseiten von Arbeitsaufträgen, Kommissionierlisten, technische Zeichnungen und alle für einen Auftrag erforderlichen Etiketten auszudrucken. Das NiceLabel-Integrationssystem empfängt technische Zeichnungen (AutoCAD-PDF) und Arbeitsauftragsdaten vom ERP-System (Sage 1000) und schreibt diese Informationen in die Label Cloud-Datenbank. Mit diesen Datenbankinformationen befüllt Label Cloud die Etikettenvorlage und zeigt die Titelseite eines Arbeitsauftrags, die Kommissionierliste und die zugehörigen Etiketten in einer Vorschau an. Anwender können das PDF-Dokument auch direkt in der Label Cloud öffnen oder ansehen. Die Etikettenmenge ist durch den Arbeitsauftrag vordefiniert. Standardmäßig wird ein Etikett gedruckt. Der Anwender wählt anschließend den Etikettendrucker (Thermodrucker) und den Laserdrucker aus und druckt mit einem Druckauftrag gleichzeitig auf beiden Druckern aus.

Vorteile

Eine zukunftssichere Lösung

Mit NiceLabel konnte IAE von einem selbst entwickelten System mit manuellen Workarounds zu einer vollständig integrierten Etikettierlösung wechseln. „Die Implementierung von NiceLabel hat zahlreiche IT-Probleme gelöst. Es gibt keine negativen Auswirkungen auf die Sicherheit, wie wir dies mit dem vorherigen System erlebt haben“, so Jeremy Annable. „Wir waren in einer Sackgasse gelandet. Jetzt haben wir die Kontrolle über das Design der Etiketten, über die Arbeitsabläufe bei der Etikettenerstellung und den Zieldrucker.” IAE kann jetzt auch Etiketten viel schneller ändern, da dies intern durchgeführt wird.

Mit NiceLabel erhält IAE zudem genau die Plattform, die für die Zukunftsplanung erforderlich ist. Jeremy Annable erklärt: „Wir haben jetzt ein Environment, in das wir hineinwachsen können. Wir haben zukunftsorientierte Systeme implementiert, die mit den erforderlichen Kontrollen unterstützt werden, und all diese Systeme arbeiten zusammen.” Die Modernisierung der gesamten IT-Infrastruktur eines Unternehmens ist ein erheblicher Kraftakt. Laut Jeremy Annabel hat NiceLabel seinen Teil dazu beigetragen, den Prozess ein wenig einfacher zu gestalten. „NiceLabel war eine der Komponenten, die wir uns ausgesucht haben, mit denen wir dies alles realisieren konnten. Es ist wie bei einer Urlaubsplanung: Es gibt immer einen unkomplizierten Teil, der sich problemlos umsetzen lässt – genau so war dies bei NiceLabel. Wir dachten: ‚Das ist super – hier haben wir etwas, das von ganz allein funktioniert‘.“

Etikettierung in der Cloud bietet die gewünschte Flexibilität

Die Möglichkeit, das Etikettenmanagement in die Cloud zu verlagern, war bei IAE im Entscheidungsprozess für die Systemauswahl ein Schlüsselfaktor. „Wir haben eine ganze Reihe unserer Systeme in die Cloud verlagert. Die Möglichkeit, auch die Etikettierung über die Cloud zu verwalten, gab uns viel mehr Flexibilität in Bezug auf Integrationen und APIs“, erklärt Daniel Mycock, IT-Manager bei IAE. „Wenn man zahlreiche Datenquellen integrieren muss, ist dies der bessere Weg. Wartung und Software-Updates werden automatisch erledigt.
Das macht die Verwaltung wesentlich einfacher und ist kostengünstiger.“

Vorteile eines Best-Practice-Ansatzes

Auch wenn es schwierig sein kann, den Nutzen der Anwendung von Best Practices im IT-Bereich zu quantifizieren, sind laut Jeremy Annabel die Vorteile aus Sicht der Geschäftsprozesse unbestreitbar. „Als Unternehmen können wir unseren Lagerbestand effizient und zeitgerecht ermitteln. Wir wissen, welche Prozesse ablaufen und können auf einen sinnvollen Master-Produktionsplan hinarbeiten. Aus einer globalen, betriebswirtschaftlichen Perspektive sehen wir massive Verbesserungen.”

Weitere Expansion geplant

IAE schmiedet im Bereich der Etikettierung große Pläne. Ein Ziel ist es, den Etikettendruck vom Druckraum in die Werkstatt zu verlagern. IAE kann jetzt zudem Farbetikettendrucker einführen, da NiceLabel dies ebenfalls unterstützt. Jeremy Annabel erläutert, in welchem Umfang die NiceLabel-Plattform voraussichtlich zum Einsatz kommen wird. „Wir haben derzeit nur etwa 20 Drucker. Ich erwarte jedoch, dass sich diese Zahl mindestens verdoppelt, wenn wir NiceLabel in andere Bereiche verlagern, denn jeder sollte Zugriff darauf haben. Jeder Arbeitsbereich, an den wir Anweisungen übermitteln, muss in der Regel Informationen aus Sage, AutoCAD und anderen Quellen abrufen. Und genau das leistet NiceLabel auf so hervorragende Weise. Dies hilft uns, die richtigen Informationen zu sammeln und sie den Mitarbeitern zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen.“