Etikettendruck automatisieren: 7 Anzeichen, dass manuelle Prozesse bremsen

Etikettendruck automatisieren – ist das wirklich notwendig oder funktioniert der bestehende Prozess noch gut genug? Diese Frage stellt sich in vielen Unternehmen erst dann, wenn Fehldrucke, steigende Stückzahlen oder immer mehr Produktvarianten den bisherigen Ablauf unter Druck setzen. Dabei lässt sich oft schon deutlich früher erkennen, wann manuelle Arbeitsschritte beim Etikettendruck zum Kosten- und Risikofaktor werden.

Manueller Etikettendruck ist nicht grundsätzlich schlecht. Bei wenigen Druckaufträgen, überschaubaren Varianten und einfachen Daten kann ein manueller Prozess vollkommen ausreichend sein. Kritisch wird es, wenn Mitarbeiter regelmäßig Daten übertragen, Vorlagen auswählen, Eingaben kontrollieren und Fehler korrigieren müssen, obwohl viele dieser Informationen bereits digital vorhanden sind.

Die folgenden sieben Anzeichen zeigen, wann Unternehmen ihren Etikettendruck genauer prüfen sollten.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Daten werden regelmäßig manuell übertragen
• 2. Mitarbeiter müssen die richtige Etikettenvorlage auswählen
• 3. Fehldrucke und Nachdrucke gehören zum Alltag
• 4. Der Prozess hängt von einzelnen Mitarbeitern ab
• 5. Mehr Produkte bedeuten überproportional mehr Aufwand
• 6. Die benötigten Daten sind längst digital vorhanden
• 7. Der Etikettendruck wird zum Engpass
• Wann lohnt es sich, den Etikettendruck zu automatisieren?
• 10-Punkte-Check für Ihren Etikettendruck
• Häufige Fragen

 

1. Daten werden regelmäßig manuell übertragen

Artikelnummer öffnen, Chargennummer kopieren, Produktionsdatum eintragen, Menge kontrollieren und anschließend den Druck starten: Was bei einem einzelnen Auftrag schnell erledigt ist, kann bei vielen Druckvorgängen erheblichen Aufwand verursachen.

Besonders kritisch ist dabei die doppelte Datenerfassung. Die Information existiert bereits im ERP-, MES-, WMS- oder Warenwirtschaftssystem, wird für den Etikettendruck jedoch erneut von einem Mitarbeiter eingegeben oder per Copy-and-paste übertragen.

Dadurch entsteht ein unnötiger Medienbruch. Typische Fehler sind beispielsweise:

• Zahlendreher bei Artikel-, Chargen- oder Auftragsnummern,
• falsch übernommene Datumsangaben,
• unvollständige Texte,
• veraltete Produktinformationen,
• falsch zugeordnete Seriennummern oder
• abweichende Schreibweisen und Datenformate.

Je häufiger Daten erneut eingegeben werden müssen, desto interessanter wird eine automatisierte Datenübernahme. Die Grundfrage lautet deshalb: Warum sollte ein Mitarbeiter Informationen ein zweites Mal eingeben, wenn sie bereits digital und strukturiert vorhanden sind?

2. Mitarbeiter müssen die richtige Etikettenvorlage auswählen

Viele Kennzeichnungsprozesse funktionieren nach einem ähnlichen Muster: Ein Mitarbeiter öffnet eine Etikettensoftware, sucht die passende Vorlage, trägt variable Daten ein, wählt den Drucker und startet den Druckauftrag.

Das funktioniert – solange Anzahl und Komplexität der Varianten überschaubar bleiben.

Problematisch wird es beispielsweise bei:

• vielen ähnlichen Etikettenlayouts,
• kundenspezifischen Kennzeichnungen,
• verschiedenen Sprachen,
• unterschiedlichen Verpackungseinheiten,
• mehreren Produktionslinien oder
• häufig wechselnden Produkten.

Dann wird die Entscheidung, welches Layout verwendet werden muss, zunehmend auf den Bediener verlagert.

Genau hier steckt ein vermeidbares Risiko. Wenn Artikel, Kunde, Verpackungseinheit oder Produktionsauftrag eindeutig bekannt sind, kann auch die Auswahl des passenden Etiketts regelbasiert erfolgen.

Wer seinen Etikettendruck automatisieren möchte, sollte deshalb nicht nur über den eigentlichen Druckvorgang sprechen. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Entscheidungen heute noch manuell getroffen werden, obwohl dafür eindeutige Regeln existieren.

3. Fehldrucke und Nachdrucke gehören zum Alltag

Ein einzelnes falsch gedrucktes Etikett wirkt zunächst harmlos. Die tatsächlichen Kosten entstehen jedoch häufig nicht durch das Material selbst.

Ein fehlerhaftes Etikett kann weitere Arbeitsschritte verursachen:

• Fehler erkennen,
• Produktion oder Versand unterbrechen,
• Ursache prüfen,
• Etikett korrigieren,
• neues Etikett drucken,
• falsch gekennzeichnete Ware identifizieren und
• gegebenenfalls bereits verpackte Produkte erneut bearbeiten.

Dadurch kostet ein Fehldruck schnell deutlich mehr als nur ein Etikett und einige Zentimeter Farbband.

Besonders aufmerksam sollten Unternehmen werden, wenn immer wieder dieselben Fehler auftreten. Dann liegt das Problem häufig nicht beim einzelnen Mitarbeiter, sondern im Prozess.

Wenn beispielsweise regelmäßig die falsche Vorlage gewählt oder eine Chargennummer falsch übertragen wird, sollte nicht nur stärker kontrolliert werden. Sinnvoller ist es zu prüfen, ob dieser Arbeitsschritt überhaupt noch manuell erfolgen muss.

4. Der Etikettendruck hängt von einzelnen Mitarbeitern ab

„Frag Frau Müller, sie weiß, welches Etikett genommen werden muss.“

Solche Aussagen sind ein deutliches Warnsignal.

Ein stabiler Kennzeichnungsprozess sollte nicht davon abhängen, dass einzelne Mitarbeiter Sonderfälle, Dateinamen, Druckereinstellungen oder kundenspezifische Vorgaben auswendig kennen.

Personenabhängigkeit wird spätestens dann zum Problem, wenn:

• erfahrene Mitarbeiter ausfallen,
• Vertretungen übernehmen müssen,
• neue Mitarbeiter eingearbeitet werden,
• zusätzliche Schichten aufgebaut werden oder
• der Prozess auf weitere Arbeitsplätze übertragen werden soll.

Standardisierte Bedienoberflächen und klar definierte Regeln können den Prozess vereinfachen. Der Bediener muss dann beispielsweise nicht mehr wissen, wie eine bestimmte Etikettendatei heißt oder welcher Drucker zu welchem Auftrag gehört.

Das Ziel lautet nicht, Mitarbeiter aus dem Prozess zu entfernen. Es geht darum, unnötiges Spezialwissen aus einzelnen Köpfen in einen reproduzierbaren Prozess zu überführen.

5. Mehr Produkte bedeuten überproportional mehr Aufwand

Ein weiteres Warnsignal zeigt sich oft erst beim Wachstum.

Mit zehn Produkten funktioniert der bestehende Etikettendruck problemlos. Bei 100 Varianten steigt plötzlich der Pflegeaufwand. Kommen weitere Kundenanforderungen, Sprachen, Verpackungsgrößen und Produktionsstandorte hinzu, wächst die Komplexität weiter.

Besonders kritisch ist eine große Anzahl nahezu identischer Etikettenvorlagen.

Dann müssen Änderungen möglicherweise an vielen einzelnen Dateien vorgenommen werden. Gleichzeitig steigt das Risiko, dass veraltete Versionen weiterverwendet werden.

Moderne Etikettensoftware kann Daten aus unterschiedlichen Quellen übernehmen und variable Inhalte in zentral verwalteten Vorlagen verwenden. Dadurch lässt sich die Zahl notwendiger Layouts in vielen Anwendungen reduzieren.

Ein guter Kennzeichnungsprozess sollte deshalb nicht nur heute funktionieren. Er sollte auch dann beherrschbar bleiben, wenn Produktportfolio, Auftragsvolumen oder Anzahl der Standorte wachsen.

6. Die benötigten Daten sind längst digital vorhanden

Dieses Anzeichen ist besonders relevant.

Artikelnummer, Beschreibung, Kunde, Auftrag, Charge, Menge oder Produktionsdatum befinden sich häufig bereits in bestehenden IT-Systemen. Trotzdem werden die gleichen Informationen beim Etikettendruck erneut gesucht, kopiert oder eingegeben.

Das ist kein technisches Problem des Druckers. Es ist ein Problem des Datenflusses.

Ein typischer Ausgangszustand kann so aussehen:

ERP → Mitarbeiter liest Daten ab → Etikettensoftware → Mitarbeiter gibt Daten ein → Drucker

Ein stärker automatisierter Prozess kann dagegen beispielsweise so aufgebaut sein:

ERP / MES / WMS → definierte Schnittstelle → Kennzeichnungssoftware → Drucksystem

Wie eine solche technische Integration konkret aufgebaut werden kann, behandeln wir ausführlich im Beitrag Etikettendruck ERP Integration: Variable 2D-Codes automatisiert und fehlerfrei erzeugen.

Vor einer technischen Integration sollte jedoch zunächst geklärt werden, welche Informationen tatsächlich automatisiert übernommen werden sollen und welches System jeweils die führende Datenquelle ist.

7. Der Etikettendruck wird zum Engpass

Der deutlichste Handlungsbedarf entsteht, wenn die Kennzeichnung andere Prozesse ausbremst.

Typische Situationen sind:

• Aufträge warten auf den Ausdruck der Etiketten,
• Mitarbeiter müssen regelmäßig zwischen Systemen wechseln,
• Druckaufträge sammeln sich zu bestimmten Tageszeiten,
• zusätzliche Produktvarianten erhöhen den Bedienaufwand erheblich,
• Nachdrucke verursachen Unterbrechungen oder
• neue Arbeitsplätze lassen sich nur mit zusätzlichem Personal abbilden.

Spätestens dann sollte nicht mehr ausschließlich darüber gesprochen werden, welcher Etikettendrucker schneller druckt.

Die entscheidende Frage lautet: Wie viel Zeit vergeht zwischen dem Bedarf für ein Etikett und dem korrekt ausgeführten Druckauftrag – und wie viele manuelle Schritte sind dafür notwendig?

Ein schnellerer Drucker löst keinen langsamen Prozess, wenn der eigentliche Zeitverlust bei Dateneingabe, Vorlagenauswahl und Bedienung entsteht.

Wann lohnt es sich, den Etikettendruck zu automatisieren?

Nicht jeder manuelle Arbeitsschritt muss automatisiert werden.

Wer nur wenige gleichartige Etiketten pro Woche druckt und kaum variable Informationen verarbeitet, benötigt möglicherweise überhaupt keine komplexe Automatisierung.

Interessant wird das Thema insbesondere, wenn mehrere dieser Faktoren zusammenkommen:

• hohes oder wachsendes Druckvolumen,
• viele Produkt- und Etikettenvarianten,
• häufig wechselnde variable Daten,
• Daten sind bereits in ERP, MES, WMS oder Datenbanken vorhanden,
• regelmäßige manuelle Eingaben,
• wiederkehrende Fehldrucke,
• mehrere Druckarbeitsplätze,
• mehrere Produktionslinien oder Standorte,
• hoher Kontrollaufwand oder
• starke Abhängigkeit von erfahrenen Mitarbeitern.

Wichtig ist dabei: Etikettendruck automatisieren bedeutet nicht automatisch, die gesamte bestehende Infrastruktur auszutauschen.

Je nach Ausgangssituation können vorhandene Etikettendrucker und etablierte Etikettensoftware weiterhin eingesetzt werden. Entscheidend ist, Datenquellen, Bedienlogik, Vorlagen und Drucksysteme sinnvoll miteinander zu verbinden.

JR-Drucksysteme arbeitet dabei unter anderem mit herstellerunabhängigen Softwarelösungen wie Loftware NiceLabel®, CODESOFT® und BarTender®. Zusätzlich kann unsere eigene Lösung JR-LEA eingesetzt werden, um Bedien- und Druckprozesse an die jeweilige Anforderung anzupassen.

10-Punkte-Check: Ist Ihr Etikettendruck zu manuell?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Ja oder Nein:

1. Werden Daten aus einem anderen System manuell auf Etiketten übertragen?
2. Müssen Mitarbeiter selbst entscheiden, welche Etikettenvorlage verwendet wird?
3. Kommt es regelmäßig zu Fehldrucken oder Nachdrucken?
4. Gibt es Mitarbeiter, ohne deren Wissen bestimmte Druckvorgänge schwierig werden?
5. Existieren viele ähnliche oder nahezu identische Etikettenlayouts?
6. Steigt der Aufwand deutlich, wenn neue Produkte oder Varianten hinzukommen?
7. Müssen Bediener zwischen ERP, Excel, Etikettensoftware und weiteren Anwendungen wechseln?
8. Werden Drucker oder Druckmengen regelmäßig manuell ausgewählt?
9. Verursacht die Kennzeichnung Wartezeiten in Produktion, Lager oder Versand?
10. Sind die benötigten Daten bereits digital vorhanden, werden aber trotzdem erneut eingegeben?

Je häufiger Sie mit Ja antworten, desto genauer sollten Sie den bestehenden Etikettierprozess untersuchen.

Das bedeutet nicht automatisch, dass eine Vollautomatisierung notwendig ist. Häufig lassen sich bereits einzelne besonders fehleranfällige oder zeitintensive Arbeitsschritte gezielt verbessern.

Der erste Schritt ist nicht neue Technik, sondern eine Prozessanalyse

Unternehmen machen bei Automatisierungsprojekten häufig einen entscheidenden Fehler: Sie beginnen mit der Software oder Hardware, bevor der bestehende Ablauf sauber verstanden wurde.

Sinnvoller ist es, zunächst den aktuellen Prozess abzubilden:

1. Wo entstehen die Etikettendaten?
2. Wer übernimmt oder verändert diese Daten?
3. Wie wird die richtige Vorlage bestimmt?
4. Wie wird der richtige Drucker ausgewählt?
5. Welche manuellen Entscheidungen sind notwendig?
6. Wo treten heute Fehler oder Verzögerungen auf?
7. Welche Systeme sind bereits vorhanden?

Erst danach lässt sich entscheiden, welche Schritte sinnvoll automatisiert werden sollten.

Manchmal genügt eine bessere Bedienoberfläche. In anderen Fällen ist eine Datenbankanbindung sinnvoll. Bei komplexeren Prozessen kann eine direkte Verbindung zwischen ERP, Kennzeichnungssoftware und Drucksystem erforderlich sein.

Die Lösung sollte sich nach dem Prozess richten – nicht umgekehrt.

Fazit: Manueller Etikettendruck wird selten über Nacht zum Problem

Die meisten ineffizienten Kennzeichnungsprozesse entstehen schleichend. Ein zusätzliches Produkt hier, eine neue Etikettenvorlage dort, ein weiterer Kunde mit Sonderanforderungen und noch eine manuelle Eingabe.

Jeder einzelne Schritt erscheint zunächst vertretbar. In Summe entsteht jedoch ein Prozess, der zunehmend Zeit benötigt, Wissen bindet und Fehler ermöglicht.

Wer seinen Etikettendruck automatisieren möchte, sollte deshalb nicht mit der Frage beginnen, welche neue Software benötigt wird. Die bessere Frage lautet:

Welche Arbeitsschritte führen unsere Mitarbeiter heute noch manuell aus, obwohl die dafür notwendigen Daten und Regeln bereits vorhanden sind?

Genau dort liegt in der Regel das größte Potenzial.

Häufige Fragen zum automatisierten Etikettendruck

Was bedeutet automatisierter Etikettendruck?

Beim automatisierten Etikettendruck werden einzelne oder mehrere Schritte des Druckprozesses softwaregestützt ausgeführt. Dazu können die Datenübernahme, Auswahl der Etikettenvorlage, Zuordnung eines Druckers, Ermittlung der Druckmenge und Auslösung des Druckauftrags gehören.

Muss für die Automatisierung ein neues ERP-System eingeführt werden?

Nein. Häufig können vorhandene ERP-, MES-, WMS-, Datenbank- oder Warenwirtschaftssysteme als Datenquelle genutzt werden. Welche Integration sinnvoll ist, hängt von der bestehenden Systemlandschaft und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.

Müssen vorhandene Etikettendrucker ersetzt werden?

Nicht zwingend. Ob vorhandene Drucksysteme weiterverwendet werden können, hängt unter anderem von den eingesetzten Schnittstellen, Treibern, Druckanforderungen und der vorhandenen Etikettensoftware ab. Deshalb sollte die bestehende Infrastruktur vor einer Neuanschaffung geprüft werden.

Kann automatisierter Etikettendruck Fehldrucke verhindern?

Automatisierung kann typische Fehlerquellen wie manuelle Dateneingaben, falsche Vorlagenauswahl oder unnötige Medienbrüche reduzieren. Sie ersetzt jedoch keine saubere Datenbasis und keine sinnvoll definierten Prozesse.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich automatisierter Etikettendruck?

Die Unternehmensgröße allein ist kein guter Maßstab. Entscheidend sind Druckvolumen, Anzahl der Varianten, Häufigkeit wechselnder Daten, Fehlerkosten und Anzahl manueller Prozessschritte. Auch ein kleinerer Produktionsbetrieb kann stark von einer Automatisierung profitieren, wenn die Kennzeichnung komplex ist.

Wie viel manuelle Arbeit steckt in Ihrem Etikettendruck?

Wenn Sie regelmäßig Daten übertragen, Vorlagen auswählen, Fehldrucke korrigieren oder unterschiedliche Systeme manuell miteinander verbinden, lohnt sich eine Analyse des bestehenden Ablaufs.

JR-Drucksysteme unterstützt Unternehmen bei der Optimierung und Automatisierung industrieller Etikettierprozesse – von der Etikettensoftware und individuellen Bedienoberflächen bis zur Anbindung vorhandener Datenquellen und Drucksysteme.

Prüfen Sie mit uns, an welchen Stellen Ihres Etikettendrucks Automatisierung tatsächlich einen Vorteil bringt.

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