Ein GS1-128-Etikett wurde gedruckt, die Palette versendet und der Auftrag abgeschlossen. Doch was passiert, wenn später nachvollzogen werden muss, welche Daten tatsächlich auf dem Etikett standen? Unternehmen, die GS1-128 Etiketten archivieren, können Druckvorgänge dokumentieren, Fehler schneller untersuchen und die Rückverfolgbarkeit ihrer Waren verbessern.

Dabei reicht es häufig nicht aus, lediglich eine PDF-Datei zu speichern. Entscheidend ist, welche Informationen dokumentiert werden und wie sich diese einem bestimmten Druckauftrag zuordnen lassen.

Inhaltsverzeichnis

• Warum sollten GS1-128 Etiketten archiviert werden?
• Welche Daten sollten gespeichert werden?
• PDF-Archiv oder Druckhistorie: Was ist sinnvoll?
• GS1-128 Etiketten automatisch archivieren
• Wie lange sollten Etikettendaten aufbewahrt werden?
• Häufige Fragen

Warum sollten GS1-128 Etiketten archiviert werden?

GS1-128-Barcodes werden unter anderem auf Transport- und Logistiketiketten eingesetzt. Sie können unterschiedliche Informationen wie Chargennummern, Mengen, Datumsangaben oder Seriennummern enthalten.

Ein häufiger Anwendungsfall ist die Kennzeichnung logistischer Einheiten mit einer SSCC (Serial Shipping Container Code).

Wenn ein Kunde später meldet, dass ein Etikett fehlerhaft war, stellen sich mehrere Fragen:

• Welche Informationen wurden an den Drucker übergeben?
• Welche SSCC wurde verwendet?
• Wann wurde das Etikett gedruckt?
• Welcher Drucker hat den Auftrag verarbeitet?
• Wurde das Etikett möglicherweise erneut gedruckt?

Eine geeignete Archivierung hilft, diese Fragen anhand dokumentierter Daten zu beantworten.

Wichtig: Eine Druckhistorie belegt nicht automatisch, dass ein Etikett tatsächlich angebracht oder erfolgreich gescannt wurde. Dafür sind zusätzliche Prozesskontrollen erforderlich.

Welche Daten sollten beim GS1-128-Druck gespeichert werden?

Wer GS1-128 Etiketten archivieren möchte, sollte zwischen den Etikettendaten, der verwendeten Vorlage und den Informationen zum Druckvorgang unterscheiden.

1. Inhalt des Etiketts

Die tatsächlich für den Druck verwendeten Daten sollten nachvollziehbar gespeichert werden. Dazu gehören je nach Anwendung:

• GTIN beziehungsweise Artikelnummer
• SSCC zur Identifikation der logistischen Einheit
• Chargen- oder Losnummer
• Produktions- oder Mindesthaltbarkeitsdatum
• Mengenangaben
• Weitere verwendete GS1-Datenbezeichner

Bei variablen Etiketten ist besonders wichtig, die konkreten Werte des jeweiligen Druckauftrags zu dokumentieren. Eine allgemeine Etikettenvorlage allein reicht dafür nicht aus.

2. Informationen zum Druckauftrag

Zusätzlich sollten relevante Informationen über den Druckvorgang gespeichert werden:

• Datum und Uhrzeit
• Verwendeter Drucker beziehungsweise Druckplatz
• Auftrags- oder Referenznummer
• Verwendete Etikettenvorlage und deren Version
• Angeforderte Druckmenge
• Benutzer oder auslösendes System
• Verarbeitungsstatus des Druckauftrags

Damit lassen sich einzelne Druckvorgänge später besser zuordnen und untersuchen.

3. Nachdrucke und Änderungen

Besonders bei SSCC-Etiketten ist die Nachvollziehbarkeit von Nachdrucken wichtig.

Wird ein beschädigtes Etikett ersetzt, darf dieselbe SSCC weiterhin dieselbe logistische Einheit identifizieren. Es darf dadurch jedoch keine zweite, eigenständige logistische Einheit mit derselben SSCC entstehen.

Für eine nachvollziehbare Dokumentation empfiehlt es sich, Nachdrucke mit Zeitstempel, ursprünglichem Druckauftrag und gegebenenfalls einem Nachdruckgrund zu erfassen.

PDF-Archiv oder Druckhistorie: Was ist sinnvoll?

Für die Archivierung von GS1-128-Etiketten kommen unterschiedliche Verfahren infrage. Welche Lösung geeignet ist, hängt davon ab, welche Informationen später benötigt werden.

Archivierungsart	Vorteile	Grenzen
PDF-Archiv	Visuelle Darstellung des Etiketts	Druckstatus und Prozessdaten nicht automatisch enthalten
Druckhistorie	Dokumentation von Druckaufträgen und verfügbaren Metadaten	Vollständige Etikettenansicht nicht immer vorhanden
Datenbankarchiv	Strukturierte Speicherung und gezielte Suche	Benötigt passende Datenstruktur und Integration
Kombinierte Archivierung	Verknüpft Etikettenansicht, Druckdaten und Auftragsinformationen	Höherer Einrichtungs- und Speicheraufwand

Eine Kombination aus Druckhistorie und archivierten Etikettendaten bietet häufig die beste Grundlage für die spätere Nachvollziehbarkeit.

Ob zusätzlich eine PDF-Darstellung erforderlich ist, sollte anhand der betrieblichen Anforderungen entschieden werden.

GS1-128 Etiketten automatisch archivieren

Bei regelmäßigem Etikettendruck ist eine manuelle Archivierung aufwendig und fehleranfällig. Eine automatisierte Lösung kann die benötigten Informationen direkt während der Druckverarbeitung erfassen.

Mit einer zentralen Etikettensoftware wie NiceLabel beziehungsweise Loftware lassen sich Druckprozesse organisieren und – abhängig von Produkt, Konfiguration und eingesetzten Komponenten – Druckinformationen protokollieren.

Beispiel eines automatisierten Ablaufs

1. Ein ERP-System übergibt einen Druckauftrag mit den benötigten Daten.
2. Die Etikettensoftware verarbeitet die Informationen und erstellt das GS1-128-Etikett.
3. Der Druckauftrag wird an den vorgesehenen Etikettendrucker übergeben.
4. Relevante Druckinformationen werden protokolliert.
5. Bei Bedarf werden die verwendeten Daten und eine PDF-Darstellung zusätzlich archiviert.

Eine eindeutige Auftragsreferenz ermöglicht es, Druckdaten, archivierte Etiketten und zugehörige Geschäftsvorgänge miteinander zu verknüpfen.

Mehrere Druckplätze und Standorte

Besonders wichtig wird die zentrale Archivierung, wenn Unternehmen GS1-128-Etiketten an mehreren Druckplätzen oder Standorten erstellen.

Eine gemeinsame Dokumentation erleichtert die Suche nach Druckaufträgen und reduziert die Abhängigkeit von lokal gespeicherten Dateien.

Voraussetzung ist, dass alle relevanten Drucksysteme ihre Informationen zuverlässig an die zentrale Lösung übergeben.

Wie lange sollten GS1-128 Etiketten aufbewahrt werden?

Für GS1-128-Etiketten gibt es keine allgemeingültige Aufbewahrungsfrist, die allein aus der Verwendung dieses Barcodestandards entsteht.

Die erforderliche Aufbewahrungsdauer hängt unter anderem von der Branche, den verarbeiteten Produkten, vertraglichen Anforderungen und den jeweiligen Dokumentationspflichten ab.

Unternehmen sollten deshalb festlegen:

• Welche Etiketten- und Druckdaten archiviert werden
• Wie lange diese Informationen benötigt werden
• Wer auf archivierte Daten zugreifen darf
• Wie Daten vor unbemerkten Änderungen geschützt werden
• Wie die Wiederherstellung und Lesbarkeit sichergestellt werden
• Wann Daten kontrolliert gelöscht werden

Insbesondere in regulierten Branchen können zusätzliche Anforderungen an die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit bestehen.

Häufige Fragen zur Archivierung von GS1-128-Etiketten

Muss jedes GS1-128-Etikett als PDF gespeichert werden?

Nein. Eine PDF-Archivierung ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben. Je nach Anforderung kann eine strukturierte Speicherung der Etikettendaten und Druckinformationen ausreichen.

Reicht die Druckhistorie von NiceLabel aus?

Das hängt von den benötigten Nachweisen und der eingesetzten Produktversion ab. Die Druckhistorie kann relevante Informationen dokumentieren. Ob zusätzliche Etikettendaten oder PDF-Dateien gespeichert werden müssen, sollte individuell geprüft werden.

Kann man archivierte GS1-128-Etiketten erneut drucken?

Grundsätzlich kann ein Nachdruck möglich sein, wenn die erforderlichen Daten und die passende Etikettenvorlage verfügbar sind. Bei SSCC-Etiketten muss sichergestellt werden, dass die Nummer weiterhin derselben logistischen Einheit zugeordnet bleibt.

Kann die Archivierung direkt mit dem ERP-System verbunden werden?

Ja. Über geeignete Schnittstellen lassen sich Druckaufträge und archivierte Informationen mit ERP-Aufträgen verknüpfen. Dadurch können beispielsweise Versandaufträge und zugehörige SSCC-Nummern leichter nachvollzogen werden.

Ist eine erfolgreiche Druckmeldung ein Nachweis für ein korrektes Etikett?

Nicht zwingend. Eine erfolgreiche Verarbeitung oder Übergabe des Druckauftrags bestätigt nicht automatisch die Lesbarkeit des Barcodes oder die korrekte Anbringung. Dafür können Barcodeprüfungen und zusätzliche Kontrollen notwendig sein.

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